RÉGLEMENTATION:

Vous trouverez ci-bas, les conditions d’admissibilités pour vous inscrire au Salon des Petits Animaux de Papineau.

GÉNÉRALITÉS :

Pour tous les exposants

1. Entrée des exposants : Pour les exposants, le Centre communautaire sera ouvert le vendredi précédant le Salon, dès 13 :00 pm afin de vous donner la chance de préparer et décorer votre kiosque..

2. Scène/conférence :Pour faire une conférence, chaque exposant doit en faire la demande au préalable pour obtenir l’espace Scène s’il désire avoir du temps pour faire la promotion de son élevage ou de son produit. Chaque exposant aura droit à un temps pouvant varier de 15 min. à 30 minutes, selon la disponibilité de la scène et ce, pour la durée du Salon (pour 2 jours). Cela est inclus dans le prix de location du kiosque.

3. Propreté : Tout exposant est entièrement responsable de l’entretien de son espace de location. Le comité organisateur est responsable des allées, des salles de bains, de la scène

4. Le participant doit assurer en tout temps une présence raisonnable à son kiosque.

5. Un maximum de 3 laisser-passer par kiosque (incluant celle du locateur) sera desservi pour la durée de l’événement soit 2 jours. Aucune carte d’accès ne sera accordée au nom d’une compagnie. Donc, chaque locateur peut faire entrer gratuitement 2 autres personnes avec lui, pour toute la fin de semaine.

6. Le comité organisateur se réserve le droit d’exiger une preuve d’identification pour l’émission du laisser-passer.

7. Le comité organisateur se réserve le droit d’expulser toute personne incluant un locateur ou une personne le représentant si celle-ci se présente au Salon dans un état jugé par le comité comme étant perturbateur.

8. Kiosques :
Sont séparés par des murets de masonite perforés, peints en blanc. Veuillez apporter vos rideaux, nappes, cages, fil d’extension, tapis etc. Ils ont tous une prise électrique. Donc ayez une multiprise avec vous.

Les dimensions des kiosques varient de 10X10 (standards) offrant une façade et les coins ont 11X10 et offrant 2 façades.

9. Une table rectangulaire de 8 pieds ou une table ronde (à votre choix) ainsi que deux chaises seront également mises à votre disponibilité gratuitement pour chacun des kiosques. Vous devez préciser votre choix lors de votre pré-inscription.

10. Le comité organisateur pourrait limiter le nombre de kiosques à un par
entreprise selon l’offre et la demande.

11. Responsabilités/sécurité

11.1. Ni la direction, ni le propriétaire du site d’exposition ne peuvent être tenus responsables des dommages causés aux produits, kiosques et outils, par le feu, le vol ou toute autre cause. Pendant le séjour dans l’édifice ou ses dépendances, l’exposant doit lui-même assuré son matériel contre tous les risques.

11.2. Ni le propriétaire du site d’exposition ni le promoteur ne peuvent être tenus responsables pour les coups et blessures subies par un exposant ou un membre de son personnel pendant son séjour dans l’édifice

11.3. Un gardien de nuit sera de service à partir du vendredi soir 3 octobre 2008 jusque dans la nuit du 4 au 5 octobre 2008 afin d’assurer une plus grande sécurité.

11.4. Les activités de nature promotionnelle comme la distribution de souvenirs, de matériel publicitaire ou toute autre sollicitation commerciale doit se faire à l’intérieur des kiosques. Aucune de ces activités ne sera tolérée dans les allées et le restaurant afin de faciliter la circulation.

11.5. Tous concours, réclames commerciales organisés par l’exposant en rapport avec leur participation à l’événement ne doivent engager le promoteur d’aucune façon. L’exposant devra fournir à la direction, sur demande, l’autorisation de la Régie des courses et des jeux du Québec obtenue en vue de l’organisation d’un tel concours.

11.6. Tout concours doit être pré-approuvé par la direction de l’événement.

11.7. DÉMONTAGE DE KIOSQUE : Toute personne ou organisme ayant un kiosque ne pourra pas commencer à démonter son kiosque ni désassembler ses présentoirs (incluant paqueter son matériel) avant 16h30 heure le dimanche de fermeture.

11.8. Il est de la responsabilité de chaque locateur de décorer son propre kiosque afin de le rendre attrayant. Un concours sera organisé pour déterminer quel est le kiosque le plus attrayant du Salon. Le tout sera choisi par vote du public et le résultat du vote sera officialisé le dimanche vers 16h .

11.9. Toute demande spéciale concernant l’apparence d’un kiosque doit être soumise à la direction au plus tard 30 jours avant l’ouverture du Salon et le tout doit être accompagné d’un croquis ou d’un plan.

11.10. Il est interdit de perforer, peindre ou altérer les murs et le sol de l’édifice de quelque façon que ce soit. Aucun adhésif autre que le ruban gommé ne peut être appliqué sur le sol. L’exposant devra enlever le ruban adhésif sur le sol lors du démontage, sinon des frais additionnels lui seront facturés

11.11. La distribution des autocollants est interdite. Les frais encourus pour les enlever du plancher ou des murs seront à la charge de l’exposant.

11.12. Tout exposant doit être respectueux envers ses collèges exposants ainsi qu’envers les visiteurs.. Aucun bruit excessif ne sera toléré.

11.13. Pour votre propre confort, il est recommandé que vous ayez un revêtement de moquette pour chaque kiosque, lequel n’excèdera pas l’espace loué.

11.14. Tous les exposants nous donnent automatiquement le droit en payant leur location de kiosque d’utiliser les photos prises par nos photographes lors du Salon à des fins publicitaires et ce, pour la durée de vie du Salon des Petits Animaux de Papineau.

Mode de paiement

1. Un exposant devra avoir payé entièrement le montant de la location de son kiosque avant d’être autorisé à entrer sa marchandise et monter son kiosque.

2. Aucun chèque personnel ne sera accepté à moins d’un mois du Salon. Par contre, un mandat-poste, un chèque certifié, de l’argent comptant pourront être acceptés.

3. En cas d’annulation de votre location d’espace, aucun remboursement ne sera fait à moins de 6 semaines de l’événement.

DÉBARCADÈRE

1. Le comité organisateur mettra gratuitement à la disponibilité des exposants quelques diables et des chariots au débarcadère afin de faciliter le transport de la marchandise. Si vous avez beaucoup de matériel, prévoir de l’aide au débarcadère.

2. Un temps maximum de 30 minutes sera alloué à chacun des exposants pour le déchargement de sa marchandise. C’est de votre responsabilité de prévoir de l’aide pour le déchargement de votre matériel.

3. Une fois le déchargement terminé, l’exposant devra stationner sa voiture à l’endroit désigné par le comité organisateur.

4. Le comité se réserve le droit de faire remorquer tout véhicule bloquant cette entrée pour plus de 30 minutes.

5. Tout le matériel d’emballage comme les boîtes, les caisses, les sacs vides devront être dépliés, attachés et identifiés à votre nom.. Nous vous réserverons un endroit pour les entreposer durant le salon.

6. Si de la marchandise est expédiée par un transporteur commercial ou privé, le comité organisateur ne sera pas responsable de la perte ou du bris du matériel et accessoires confiés au receveur.

Approvisionnement quotidien.

1. A tous les jours, pour réapprovisionner les kiosques, les exposants pourront apporter le matériel nouveau entre 8h30 et 9h45. Le matériel roulant de transport sera disponible.

2. Toutefois, à partir de 10h00, tous les jours, le matériel roulant ne sera plus toléré. L’approvisionnement de marchandises devra alors se faire manuellement.